Opas Sirvoyn vastaanotto-ominaisuuksiin ja hotellien tehokkuuden parantamiseen

22. helmikuuta 2023 19.40 UTC+2

Vastaanotto on hotellisi keskus. Siellä tervehdit vieraita ja teet varauksia. Se toimintasi aivot jotka järjestävät huoltotoimenpiteesi ja kalenterisi. 

Mutta vastaanottosi ei ole vain tiski – pelkkä huonekalu. Sen on oltava sekä digitaalinen että fyysinen. Se että nämä kaksi asiaa työskentelevät yhdessä ovat avain tehokkuuden maksimointiin.

Sirvoyssa digitaalinen vastaanotto kukoistaa. Vastaanotto-ominaisuuksiemme ansiosta hotellisi hallinta on helppoa mistä tahansa laitteesta ja missä tahansa; paikan päällä tai vaikka omassa kodissasi.

Olitpa kokenut Sirvoyn käyttäjä tai vasta aloittamassa kumppanuutta kanssamme, tässä oppaassa kerrotaan, kuinka käytät Sirvoyn vastaanoton ominaisuuksia, kuinka saat niistä kaiken irti ja mitä etuja ne tuovat sinulle ja vieraillesi.

Uusi Sirvoyn käyttäjä? 

– Kokeile 14 päivän ilmaista kokeilujaksoa ja testaa kaikkia Sirvoy Pron ominaisuuksia.

– Seuraa asennusopastamme ja aloita varausten vastaanottaminen muutamassa minuutissa.

Mikä vastaanotto-ohjelmisto on?

Vastaanotto-ohjelmisto on teknologia, jota majoitusalan yritykset käyttävät päivittäisessä toiminnassaan. Se nopeuttaa tehtävien hallintaa, vierasviestintää, kirjaamista ja paljon muuta. Se on avainkomponentti majoitushallintajärjestelmässä (Hospitality Management Systemsissä; HMS), kuten Sirvoyssa.

HMS sisältää myös:

  • Jakelukanavien hallinnan
  • Varausmoottorin
  • Maksumoduulit
  • Ja muuta!

Miten vastaanotto-ohjelmisto hyödyttää majoitustoimintaani?

Tärkeimmät tehtävät automatisoidaan ja virtaviivaistetaan vastaanotto-ohjelmistolla – vähentää virheitä ja parantaa tehokkuutta. Se, mikä aikoinaan kesti tunteja (jopa päiviä), voidaan suorittaa yhdellä napsautuksella. Sirvoyn säästämä aika on aikaa, jonka voit sijoittaa vieraistasi huolehtimiseen.

  • Parantaa tehokkuutta – Automatisoimalla aikaa vievät tehtävät. 
  • Vähentää virheitä – Käyttämällä tarkkoja automatisoituja prosesseja.
  • Alentaa kustannuksia – Helpottaa sinun ja henkilöstösi työtaakkaa.

”Vaihdoimme Sirvoyhin viime vuonna ja pidämme siitä, kuinka käyttäjäystävällinen ja kattava se on. Tutkittuani monia varausjärjestelmiä Sirvoy oli ainoa , joka kattoi kaikki tarpeemme, emmekä voisi olla tyytyväisempiä.” 

– Jenna Fisher, Whispering Springs Wilderness Retreatin omistaja Graftonissa, Kanadassa.

Kuinka Sirvoyn neljä parasta vastaanottotoimintoa auttavat sinua?

Vastaanottojärjestelmämme on loistava; anna meidän näyttää sinulle sen parhaimmat toiminnot. 

  1. Varausten luominen ja muokkaaminen Sirvoyssa
  2. Sirvoyn kalenterisivun käyttö
  3. Sirvoyn yksikkösivu ja huoltotoimenpiteiden seuranta
  4. Kommunikointi vieraiden kanssa Sirvoyn kautta

1. Varausten luominen ja muokkaaminen Sirvoyssa

Uudet varaukset ovat hotellien elinehto. Vieraat voivat tehdä varauksia käyttämällä varausmoottoriasi tai jakelukanavien, kuten Expedian, Booking.comin ja monien muiden kautta. Yhdistä Sirvoy näihin kanaviin, niin vieraidesi tekemät varaukset rekisteröidään automaattisesti Sirvoyssa. 

Mutta sinä ja henkilökuntasi tekevät 40 % varauksista vastaanotossa – mikä on erinomaista liiketoiminnan kannalta. Suorat varaukset ovat provisiovapaita.

Kuinka tehdä varauksia

Sirvoyssa on kaksi tapaa luoda varaus manuaalisesti.

Sivulla Uusi varaus

  1. Valitse sisään- ja uloskirjautumispäivämäärät kalenterin avattavasta valikosta
  2. Määritä vieraiden määrä
  3. Napsauta ”Hae” nähdäksesi kaikki saatavilla olevat yksiköt, jotka vastaavat päivämäärää ja vieraiden määrää
  4. Valitse yksikkö, jonka asiakas haluaa, ja valitse mahdolliset lisävalinnat
  5. Napsauta ”Seuraava vaihe”
  6. Täytä vierastiedot
  7. Napsauta ”Varaa nyt”

Kalenterisivulla

  1. Napsauta haluamasi yksikön ja sisäänkirjautumispäivämäärän leikkauskohtaa.
  2. Määritä vieraiden määrä ja uloskirjautumispäivämäärä.
  3. Napsauta ”Hae” avataksesi pikalinkin uuteen varaukseen, jossa yllä olevat tiedot on esitäytetty.
  4. Säädä esitäytettyjä valintoja tarvittaessa ja napsauta ”Seuraava vaihe”
  5. Täytä vierastiedot
  6. Napsauta ”Varaa nyt”

Kuinka muokata varauksia

Hotellit ovat dynaamisia – kaikki on liikkeessä. Kun varaus on tehty, muutokset ovat väistämättömiä. Joskus asiakkaat peruuttavat, haluavat vaihtaa huonetta, pidentää oleskeluaan tai tehdä muita muutoksia. 

Voit käsitellä nämä muutokset siirtymällä kunkin varauksen varaustietosivulle.

Pääset varaustietosivulle: 

Varaustietosivulla voit:

Aseta ilmoitukset uusista varauksista, jotta pysyt helposti ajan tasalla tulevista saapumisista.

Valtavan varausmäärän lajittelu on mukava ongelma, mutta voi silti olla todellinen ongelma. Olemme siksi tehneet varausten etsimisestä hallintapaneelista tai varaussivultahelppoa.

2. Sirvoyn kalenterisivun käyttö

Sirvoyn kalenterisivu on suunniteltu tehokkuutta ajatellen. 85 % työntekijöistä sanoo käyttävänsä 1–2 tuntia joka päivä tarvitsemansa tiedon etsimiseen.1 Kalenterisivulla majoituksesi kannalta tärkeimmät tiedot ovat helposti löydettävissä yhdestä paikasta. 

Yhdellä silmäyksellä se tarjoaa yleiskatsauksen:

  • Varauksista
  • Yksiköistä
  • Määrältään rajoitetuista lisävalinnoista
  • Siivouksesta

Mutta se menee pidemmälle. Kalenterisivu on täynnä ominaisuuksia, jotka tekevät tietojen tarkastelusta, järjestämisestä ja muokkaamisesta helppoa.

Tietojen näyttäminen:

Varausten ja yksiköiden hallinta

Tietojen järjestäminen:

3. Sirvoyn yksikkösivu ja huoltotoimenpiteiden seuranta

Yksiköt-sivulla on yleiskatsaus yksikköjesi tilaan – olivatpa ne sitten huoneita, leirintäpaikkoja, jurtteja tai mitä tahansa muita majoitusyksikköjä. Jokaiselta päivältä voit tarkastella yksikköjesi ajantasaisia varaustietoja ja niiden siivoustoimintojen tilaa. 

Etkö ole vielä määrittänyt yksiköitä? 

– Tutustu asennusoppaaseemme ja hallitse perusasiat muutamassa minuutissa.

Yksiköt-sivulla liikkuminen

Tutustu yksikkösivuun kahdella tavalla.

Päivämääränavigointi

Käytä yksikkösivua tarkistaaksesi hotellitoimintoja reaaliajassa – onko huone 101 siivottu? Kuka majoittuu huoneessa 102? Onko 203 jo kirjautunut ulos? Mutta käytä sitä myös katsoaksesi menneitä ja tulevia olosuhteita.

Käytä navigointityökalua siirtyäksesi eteen- tai taaksepäin päivä kerrallaan tai napsauta ”Valitse” nähdäksesi tietyn päivän menneisyydessä tai tulevaisuudessa.

Välilehdet ja suodattimet

Näet vain haluamasi rajaamalla näytettävää kahdella menetelmällä.

Käytä välilehtiä näyttääksesi:

  • Kaikki yksiköt
  • Käytössä olevat yksiköt
  • Sisäänkirjautumiset
  • Uloskirjautumiset
  • Yöpymiset
  • Evakuointilistan

Käytä suodattimia rajataksesi yksiköitä edelleen, perustuen:

  • Kategoriaan
  • Siivoustilaan
  • Huonetyyppiin

Huoltotoimenpiteiden seuraaminen Yksiköt-sivulla

Siivouksella on valtava vaikutus vieraiden tyytyväisyyteen. 86 % hotellivieraista mainitsi puhtauden tärkeimmäksi kriteerikseen lukiessaan verkkoarvosteluja.2 Jos haluat hoitaa siivouksen ja muut tärkeät huoltotoimenpiteet vaivattomasti, löydät ne yksiköt-sivulta. 

Määritä ja seuraa huoltotoimenpiteitä

Yksiköt-sivun käyttö hätätilanteessa

Vaikka toivomme, että hätätilannetta ei koskaan tapahdu, hyvänä isäntänä sinun vastuullasi on pitää vieraat turvassa.

Yksiköt-sivulla avautuvassa evakuointilistassa on ajantasainen tietue jokaisesta sisäänkirjautuneesta varauksesta.

  • Tarkastele sitä valitsemalla ”Evakuointilista”-välilehti. 
  • Tulosta PDF-tiedosto luettelosta napsauttamalla tulostinkuvaketta, kun ”Evakuointilista”-välilehti on valittuna.
  • Muuta evakuointilistan muotoa napsauttamalla asetusratasta.

4. Kommunikointi vieraiden kanssa Sirvoyn kautta

Vieraat odottavat selkeää viestintää. 88 % asiakkaista sanoo, että yrityksen tarjoama kokemus on yhtä tärkeä kuin tarjottu tuote.3

Parhaan asiakaskokemuksen tarjoamiseksi vieraillesi Sirvoy tekee digitaalisesta viestinnästä helppoa. 

Vierasviestinnän automatisointi mallien avulla

Mallit tekevät säännöllisestä yhteydenpidosta vieraiden kanssa lähes vaivatonta. Luo malleja ennalta kirjoitetuilla viesteillä ja ennalta määrätyillä lähetysajoilla, jotka lähetetään automaattisesti ilman manuaalisia toimia.

Esimerkiksi:

  • Vahvistussähköpostit varauksista tai peruutuksista.
  • Kyselyt tai kupongit uloskirjautumisen jälkeen.
  • Muistutukset turvallisuudesta ja siivoustoimenpiteistä ennen sisäänkirjautumista.
  • Paikalliset nähtävyysoppaat varauksen tekemisen jälkeen jotka auttavat vieraitasi matkansa suunnittelussa.

Huonetyyppikategorioihin perustuvat automaattiset sähköpostit jotka auttavat räätälöimään viestejäsi.

Mallin luominen:

  1. Siirry kohtaan Asetukset -> Kielet & tekstit.
  2. Napsauta ”Sähköpostimallit”- tai ”Tekstiviestimallit” -kohdassa ”Lisää uusi malli”.
  3. Nimeä malli sisäistä käyttöä varten.
  4. Valitse avattavasta ”Lähetä automaattisesti” -valikosta ehdot mallin automaattiselle lähettämiselle. 
  5. Täytä viestin sisältö kullakin kielellä.
  6. Napsauta ”Tallenna”.

Tarvitsetko inspiraatiota? Olemme luoneet mallipohjia, joita voit käyttää lähtökohtana.

Sähköpostin tai tekstiviestin lähettäminen vieraille manuaalisesti

Ota yhteyttä vieraisiin suoraan heidän varaustietosivunsa kautta.

Pääset varaustietosivulle: 

Varaustietosivulla:

  1. Napsauta ”Lähetä sähköposti” tai ”Lähetä tekstiviesti”. Jos sähköpostiosoite tai puhelinnumero on jo tiedossa varauksen yhteydessä, ne täytetään automaattisesti. 
  2. Valitse malli avattavasta Valitse malli -valikosta tai kirjoita sisältö.
  3. Napsauta lähetyspainiketta, kun olet valmis.

Lähetetyt viestit tallennetaan varaustietosivun ”Historia”-osioon. Sieltä voit esikatsella viestiä, nähdä kuka sen lähetti, milloin se lähetettiin ja vastaanotettiinko se.

Voit myös:

Vierasviestinnän personointi 

Se, että viestisi ovat automaattisia, ei tarkoita, että niiden tarvitsee olla robottimaisia. 

Luo henkilökohtainen viesti käyttämällä vieraasi nimeä, hänen varaamaansa huonetta, oleskelupäivämääriä ja paljon muuta. 

  • Vieraasi haluavat tuntea olonsa erityiseksi! 62 % kuluttajista on ”tyytyväisiä” ja ”innoissaan” vastatakseen henkilökohtaiseen viestiin.4
  • Se on hyvä markkinointia. Henkilökohtaisilla aiheriveillä varustettuja sähköposteja avataan yli kaksi kertaa enemmän.5

Mutta kuinka voit tehdä kaiken ilman aikaa vievää editointia?

Sirvoyn paikkamerkkikoodit ovat sinun apunasi. Lisäämällä paikkamerkkikoodin malleihisi Sirvoy hakee automaattisesti vastaavat tiedot ja lisää ne viestiin. 

Paikkamerkkikoodi mallissa:

Hyvä %firstname% %lastname%,

Kiitos varauksestasi!

Paikkamerkkikoodi toiminnassa:

Hyvä Timo Virtanen,

Kiitos varauksestasi!

Mallin luontisivun ohjetekstissä luetellaan kymmeniä saatavilla olevia paikkamerkkikoodeja.

Pysy ajan tasalla Sirvoyn ominaisuuksista

Sirvoyn vastaanotto on täynnä ominaisuuksia – ja parannamme sitä säännöllisesti. Tilaa uutiskirjeemme Sirvoy-blogin yläosassa pysyäksesi ajan tasalla viimeisimmistä tapahtumista.

Sirvoy-uutiskirje tarjoaa sinulle:

  • Uusimmat ominaisuuspäivitykset
  • Helpon pääsyn uusimpaan sisältöömme
  • Kutsuja koulutusverkkoseminaareihin
  • Ja muuta!

Viitteet:

1. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

2. American Hotel & Lodging Association (State of the Hotel Industry, 2021)

3. Salesforce (State of the Connected Customer, 2022)

4. Dynamic Yield Research (State of Personalization in Email, 2020)

5. Klenty (Personalize Subject Lines to Double Your Cold Email Open Rates [Original Study], 2022)