Voit poistaa tietyn varauksen henkilökohtaiset tiedot ja anonymisoida se vieraan pyynnöstä.
- Avaa peruutettu tai olemassa oleva varaus ja varmista, että vastaanotto on merkinnyt valintaruudun Uloskirjattu ja että vieras on kirjautunut ulos ja maksanut.
- Punainen Poista henkilötiedot varauksesta -kuvake ilmestyy nyt varauksen henkilötietojen alle, Muokkaa -painikkeen vasemmalle puolelle. Jos et näe sitä, toista yllä oleva uloskirjautumisvaihe.
- Napsauta kuvaketta Poista henkilötiedot varauksesta.
- Näyttöön tulee varoitusviesti: ”Oletko varma? Henkilökohtaisten tietojen poistaminen varauksista tarkoittaa, että et enää löydä tätä varausta käyttämällä asiakkaan henkilökohtaisia tietoja, kuten nimeä, sähköpostiosoitetta jne. Tätä toimenpidettä ei voi peruuttaa!
- Napsauta Poista, ja vieraan tiedot poistetaan.
On myös mahdollista anonymisoida useita varauksia samanaikaisesti.
- Mene Varaukset-välilehdellä kohtaan Menneet.
- Valitse vasemmasta sarakkeesta uloskirjautuneet tai peruutetut varaukset, joita haluat anonymisoida.
- Napsauta ylärivin yläpuolella olevaa kuvaketta, jonka yläpuolelle tulee pieni työkaluvihje (”Poista henkilötiedot”).
- Näyttöön tulee varoitusviesti: Valittuja varauksia (uloskirjautuneet tai perutut): X. Varauksia joiden henkilötiedot poistetaan: X Haluatko poistaa nämä tiedot?
- Vahvistettuasi tämän ilmestyy toinen varoitusviesti: Tätä toimenpidettä ei voida perua ja näitä varauksia ei voida tämän jälkeen löytää käyttämällä henkilötietoja. Haluatko todella poistaa nämä tiedot?
- Napsauta OK, ja valittujen varausten henkilötiedot poistetaan.
GDPR:n noudattaminen ei edellytä varausten poistamista tai anonymisointia heti, kun vieras on kirjautunut ulos ja maksanut, vaikka näin joskus väitetään. Mutta toisaalta hotelli on velvollinen poistamaan henkilötiedot välittömästi, jos vieras sitä pyytää, sen jälkeen kun he ovat kirjautuneet (ja maksaneet). GDPR:ssä ei ole asetettu aikarajoitusta henkilökohtaisten tietojen säilyttämiselle, mutta niitä ei tule koskaan säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Tämä työkalu on hyvä tapa tehdä järjestelmästä GDPR:n mukainen, samalla kun voit säilyttää varaukset myynti- ja käyttötilastoja varten, sen sijaan että ne täytyisi poistaa.