Jos vieraasi maksavat verkossa varauksen yhteydessä, maksun summa rekisteröidään varaukseen ennakkomaksuksi. Kirjanpitonäkökulmasta näitä ennakkomaksuja voidaan pitää talletuksina tai takauksina. Varausehdoistasi riippuen ennakkomaksu voidaan toisinaan myös palauttaa.

Joka tapauksessa näitä ennakkomaksuja ei tule pitää lopullisena myyntinä, ennen kuin kuitti tai lasku on luotu, mikä tapahtuu yleensä lähtöpäivänä.

Kuinka käsittelen ennakkomaksuja?

Oletetaan, että vieras varaa huoneen verkossa, kokonaissummalla 100 euroa. Käytät PayPalia ja pyydät 30%:n takuumaksua, joten asiakas maksaa 30 euroa. Varaus luodaan Sirvoyssa ja siihen kirjautuu tämä vastaanotettu maksu.

  1. Päivän lopuksi (tai kuukauden lopussa) viet PayPalista raportin ja annat sen kirjanpitäjällesi. Kirjanpitäjä kirjaa + 30 euroa PayPal -kirjanpitotilille ja merkitsee, että rahat tulevat kirjanpitotililtä Talletukset.
  2. Muutama kuukausi myöhemmin vieraasi on kirjautumassa ulos majoittumisensa jälkeen. Luot myyntikuitin hintaan 100 euroa. (Todellinen myynti tapahtuu tällöin.)
  3. Varaukseen kirjattu 30 euron talletus siirretään nyt käteiskuitille ja sitä käytetään “maksutapana” maksettavan määrän pienentämiseksi. Vieras maksaa vain jäljellä olevat 70 euroa.
  4. Päivän lopussa viet kirjanpitoraportin Sirvoysta. Tämän raportin perusteella kirjanpitäjä kirjaa 100 euron myynnin ja hyvittää 30 euroa Talletukset -kirjanpitotilille ja 70 euroa Käteinen -kirjanpitotilille.

Toisin sanoen, PayPalin (tai minkä tahansa muun maksupalveluntarjoajan) kautta vastaanotetut ennakkomaksut voidaan kirjata päivittäin tai kuukausittain kertasummana käyttäen kirjanpitotiliä, kuten Talletukset tai vastaavaa. Kun myynti on saatu päätökseen, useimmiten lähtöpäivänä, myyntikuitti ”maksetaan” osittain tai kokonaan Talletukset -tilillä käytettävissä olevilla varoilla.