Jos vieraasi maksavat verkossa varauksen yhteydessä, maksettu summa kirjataan automaattisesti kyseiseen varaukseen. Voit myös kirjata (ennakko)maksun manuaalisesti napsauttamalla ”Kirjaa maksu varaukseen”.

Käytä varaukseen kirjattuja maksuja kahteen tarkoitukseen:

  • Epävirallisena muistutuksena. Jätä ne varaukseen, äläkä sisällytä niitä kirjanpitoraporttiin. Näin ne toimivat post-it-lappuna, jossa lukee: ”Tämä vieras on jo maksanut 100 euroa.”
  • Osana virallisia veroasiakirjoja. Sisällytä ne kirjanpitoraporttiin. Näin ennakkomaksut sisällytetään kirjanpitoosi. Kirjanpitonäkökulmasta ennakkomaksut katsotaan veloiksi; olet vieraalle velkaa palvelun, josta hän on jo maksanut.

Molempia tarpeita varten voit valita, haluatko sisällyttää ennakkomaksut vai et, kun luot kirjanpitoraportin kohdassa Laskutus -> Kirjanpitoraportti. Siellä sinun on otettava käyttöön ”Sisällytä laskunmaksut”, jotta voit sitten ottaa käyttöön ”Sisällytä kirjatut maksut”.

Vinkki: Tulosta varaustiedot vieraillesi vahvistuksena kirjatusta maksusta.

Seuraavassa esimerkissä tarkastellaan tuloksia, joita saadaan, kun kirjatut maksut jätetään sisällyttämättä tai sisällytetään. 

Esimerkkitilanne:

  1. 1. tammikuuta: Vieras maksaa 50 euroa Stripen kautta.
  2. 15. helmikuuta: Vieras kirjautuu ulos, ja hänelle luodaan lasku, jonka loppusumma on 100 euroa.
  3. 30. maaliskuuta: Vieras maksaa loput 50 euroa pankkisiirrolla.

Kun kirjattuja maksuja ei sisällytetä

Jos kirjanpitoraporttia luotaessa ei ole valittu kohtaa Sisällytä kirjatut maksut , se sisältää vain maksut, jotka on linkitetty käteislaskuun tai laskuun. Esimerkkitilanne olisi kirjattu seuraavasti:

Kun kirjatut maksut sisällytetään

Huomaa: Voit kirjata ennakkomaksut valitsemalla Asetukset -> Maksut & laskutus -> Tilikartta, napsauttamalla ”Muokkaa” ja nimeämällä ennakkomaksuille kirjanpitotilin.

Jos kirjanpitoraporttia luotaessa valitaan kirjattujen maksujen sisällyttäminen, se sisältää kaikki Sirvoyhin kirjatut maksut. Nämä maksut näkyvät raportissa kirjauspäivämäärän kanssa.

Esimerkkitilanne olisi kirjattu seuraavasti: